MENGENAL LEBIH DEKAT JURUSAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Apa Itu Jurusan Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran?

Jurusan Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran (OTKP) atau dulunya Administrasi Perkantoran (AP) merupakan salah salah satu jurusan di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) yang memberikan bekal tentang pengetahuan, keterampilan, dan sikap dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan perusahaan atau kantor. OTKP salah satu ilmu Manajemen yang mempunyai spesifikasi khusus dalam bidang perkantoran, artinya dalam ilmu Perkantoran dipelajari secara detail segala kebutuhan yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran. OTKP bertanggung jawab atas merencanakan kegiatan kantor, menyediakan peralatan kantor, mengatur perubahan antar departemen, seta membantu tugas manajemen senior untuk menggaji dan memecat karyawan.

Pernahkah anda terkesan dengan pelayanan yang diberikan oleh perusahaan? Apakah anda tahu, bahwa pelayanan yang diberikan tersebut adalah salah satu kompetensi yang diberikan di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)? Ya, hal itu bisa Anda dapatkan di Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran (OTKP).

Jurusan OTKP atau dulunya Administrasi Perkantoran (AP) merupakan salah satu Kompetensi Keahlian dari Program Keahlian Manajemen Perkantoran pada Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen.

Berikut adalah mata pelajaran yang diajarkan di Jurusan Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran:

Gambar: Siswa Praktik Jurusan OTKP

Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian

Mata pelajaran ini adalah tentang administrasi kepegawaian, perencanaan kebutuhan pegawai, prosedur pengadaan pegawai, hingga penilaian kinerja pegawai.

Otomatisasi Tata Kelola Keuangan

Siswa diajarkan untuk dapat memahami tentang ruang lingkup administrasi keuangan, mengidentifikasi fungsi administrasi keuangan, menguraikan tujuan administrasi keuangan, hingga mengemukakan dasar administrasi keuangan berdasarkan kondisi nyata di tempat kerja.

Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana

Membekali siswa dengan pengetahuan tentang administrasi dan regulasi sarana prasarana kantor, dan K3 (Keamanan, Kesehatan, dan Keselataman kerja) perkantoran. Siswa juga akan diajarkan tentang penggunaan mesin-mesin kantor dan mesin komunikasi kantor hingga penataan interior dan tata ruang kantor.

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan

Mata pelajaran ini adalah pengetahuan dan keterampilan tentang regulasi bidang kehumasan beserta etika dan kode etiknya hingga perencanaan program kehumasan.

Produk Kreatif dan Kewirausahaan

Materi yang dibahas antara lain bagaimana memahami karakteristik wirausahawan, memahami peluang usaha produk dan jasa, hingga proses pengajuan hak atas kekayaan intelektual.

Prospek Kerja Sekolah Menengah Kejuruan Jurusan OTKP

Gambar: Foto Sekretaris

Sekretaris

Seorang sekretaris bertugas untuk mengurus segala hal yang berhubungan dengan perusahaan, termasuk juga mengatur jadwal atasan.

Asisten Sekretaris

Tugas sebagai seorang asisten sekretaris adalah menerima berbagai panggilan telepon dan jadwal pertemuan pimpinan serta mengatur jadwal pertemuan, konferensi, hingga pemesanan perjalanan untuk para staf kantor.

Resepsionis

Seorang resepsionis harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik. Seorang resepsionis pasti akan banyak dicari karena setiap perusahaan yang bergerak di bidang apa pun pasti akan membutuhkan posisi resepsionis untuk menjadi bagian front office perusahaan mereka.

Staf Personalia

Staf personalia juga bertugas untuk mengelola hal-hal seperti absensi karyawan, pinjaman karyawan, atau pencatatan cuti tahunan setiap karyawan.

Staf Operasional Pameran

Seorang staf operasional pameran bertugas untuk menjaga kelancaran acara atau pameran.

Personal Assistant

Personal assistant atau asisten pribadi adalah orang yang bertugas untuk mengurus urusan pekerjaan dan bahkan urusan pribadi atasan mereka.

Seksi Hubungan Massa

Seksi hubungan massa bertugas untuk menjembatani komunikasi antar perusahaan dengan dunia luar.

Wirausaha

Dengan pengetahuan dan keterampilan yang didapatkan selama tiga tahun pembelajaran, para lulusan SMK Jurusan OTKP tidak harus bekerja di perusahaan. Mereka bisa membuka peluang kerja sendiri, misalnya dengan membuka jasa event organizer. Berbekal kemampuan multitasking, ketelitian, dan kemampuan mengorganisir yang baik, mereka bisa mengembangkannya dengan membuka usaha sendiri.

Sebagai salah satu Sekolah Menengah Kejuruan berbasis Industri yang ada di Kabupaten Asahan, SMK Muhammadiyah 5 Kisaran berusaha memberikan kualitas pendidikan yang terbaik dengan mendatangkan tenaga pendidik yang kompeten dan profesional. Dilengkapi dengan sarana Lab OTKP yang representatif untuk menunjang kurikulum yang diberikan.

Kegiatan perkantoran diantaranya meliputi :

1. Melaksanakan aktifitas penyiapan ruang kerja dan peralatan kantor untuk seluruh pegawai, untuk memastikan ketersediaan ruangan kerja dan peralatan kantor bagi setiap pekerja sesuai dengan jenis pekerjaan dan jabatan.
2. Melaksanakan aktifitas renovasi gedung kantor/kerja, untuk memastikan semua gedung kantor selalu siap operasional.
3. Melaksanakan kegiatan surat-menyurat, dokumentasi dan pengarsipan, untuk memastikan dukungan administrasi bagi kelancaran kegiatan seluruh karyawan.
4. Membuat rencana dan mengevaluasi kerja harian dan bulanan untuk memastikan tercapainya kualitas target kerja yang dipersyaratkan dan sebagai bahan informasi kepada atasan.
5. Membuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan dengan kegiatan office administration, sebagai rekomendasi pembuatan anggaran departemen General Affair.
6. Melaksanankan akan adanya  kebutuhan dan pengadaan alat tulis kantor, peralatan kantor, peralatan kebersihan dan keamanan kantor serta layanan photocopy dan penjilidan.
7. Mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan  ruang kantor dan keamanan kantor.

Mengapa Memilih Jurusan Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran?

Melalui pembelajaran SMK diharapkan tingkat pengangguran dapat ditekan karena berbeda dengan pendidikan SMA, pendidikan SMK didasarkan pada kurikulum yang membekali lulusannya dengan keterampilan tertentu untuk mengisi lapangan kerja atau membuka lapangan kerja sendiri. Selain itu, SMK juga dapat diarahkan untuk meningkatkan keunggulan lokal sebagai modal daya saing bangsa dengan melanjutkan pendidikan pada jenjang yang lebih tinggi.

Jurusan Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran mempelajari segala jenis kegiatan kantor. Mulai dari pembukuan, pengarsipan, hingga public relations. Mayoritas lulusannya bekerja di lingkungan perkantoran dengan peran diantaranya menjaga kelancaran operasional kantor sehari-hari termasuk bertindak sebagai perantara dari karyawan dan pimpinan perusahaan ataupun dengan pihak di luar kantor. Bagi para lulusan yang berminat di bidang seni bisa bekerja di berbagai galeri, gedung pameran dan teater, mengatur kelancaran operasional sehari-hari serta mengkoordinir acara-acara jika ada.

PELUANG PEKERJAAN :
Bidang pekerjaan yang dapat diisi oleh tamatan Program Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran antara lain :

1. Dunia usaha / industri:

staff administrasi (produksi, dokumen, operasional, ekspor impor), resepsionis, personalia, sekretaris, asisten sekretaris.

2. Berbagai lembaga / organisasi pemerintah atau swasta:

staff administrasi perkantoran dan perusahaan (bagian pendaftaran, bagian informasi, keuangan, dkk), sekretaris, asisten sekretaris, tata usaha (kesiswaan, surat menyurat, keuangan, dkk), resepsionis, personalia, asisten manajer, guru  administrasi perkantoran, dosen administrasi perkantoran.